Taches - SyndicCare

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Taches

Gestion technique
Le syndic

  • Coordonne l'entretien de parties communes (nettoyage, contrôle et entretien des ascenseurs, maintenance générale, etc.) ainsi que tous travaux à parties communes
  • Informe l'Assemblée Générale et la Copropriété lorsque importantes réparations s'impose et veille à ce que cela peut prendre une décision éclairée (atteint l'information nécessaire, laisse expertiser si nécessaire, demande des offres, etc.)
  • Fait le nécessaire pour un bon suivi de la mise en œuvre des décisions qui sont prises par l'Assemblée Générale
  • Donne l'assistance nécessaire en cas des sinistres et expertises
  • Régulière check-up préventive du bâtiment afin de pouvoir intervenir lorsque nécessaire
  • A le pouvoir d'effectuer des réparations urgentes et nécessaires (p. ex. après une tempête, incendie ou d'inondation)

Gestion administrative
Le syndic
  • Fournit la gestion administrative complète de la copropriété
  • Appelle l'Assemblée générale (au moins une fois par an ou lorsque cela est nécessaire), organise ce, fréquent ce, dresse le procès-verbal et envoi celle-ci dans un délai raisonnable (30 jours par la Loi) à tous les copropriétaires
  • Organise également des réunions du Conseil de la Copropriété si nécessaire ou souhaité
  • Fait le nécessaire après approbation de l'Assemblée Générale pour les contrats avec les fournisseurs, demande de prix, fournit toutes les lettres possible, etc.
  • Garde tous les documents de la copropriété dans une classification bien organisée, comme les factures, correspondance, extraits, statuts, contrats, décomptes, rapports, offres, dossiers des sinistres etc.
  • Garde des listes "à jour" avec les données des propriétaires, les résidents et les fournisseurs de la copropriété
  • Organise une Assemblée Générale Extraordinaire en cas de :
    • Evénements importants (lourds dommages, coûts élevé inattendu, des poursuites, etc.)
    • Si c'est dans l'intérêt de la copropriété
    • Sur demande d’au minimum 20% des copropriétaires
  • Fourni à la demande du courtier vente, le propriétaire ou le notaire l'information nécessaire au sujet de la copropriété, comme prévu dans l'article 577-11 § 1 et § 2 du code civil. 

Gestion financière
Le syndic

  • Effectue la comptabilité de la copropriété
  • Garantit le paiement ponctuel et correct des fournisseurs
  • Propose un budget réaliste des coûts pour la prochaine année financière et, après l'approbation de l'Assemblée générale, demande des avances/provisions aux copropriétaires
  • Dessine annuellement une déclaration claire, transparente et détaillée des revenus et des dépenses qui sont envoyé aux copropriétaires
  • Fournit un décompte clair et détaillé à chaque copropriétaire
  • Assure un paiement correct et à temps des avances/provisions ainsi que du montant du décompte annuel chez les copropriétaires
  • Gère (s'ils existent) le fonds de roulement (= fonds pour le bon fonctionnement de la copropriété) ainsi que le fonds de réserve (= fonds pour des couts imprévus ou prévisibles). Le fonds de roulement suit le propriétaire, le fonds de réserve suit le bien
  • Evalue régulièrement les contrats des fournisseurs de la copropriété

Représentation
Le syndic

  • Représente la copropriété en cas de
    • Procédures juridiques contre entrepreneurs et autre
    • Récupération des avances/provisions/décomptes impayé par les copropriétaires
    • Dommages causés aux parties communes par des tierces parties
    • Dossiers et procedures judiciaires
    • Etc.


Gestion communicative
Le syndic

  • Garantit que les copropriétaires ont toutes les informations possibles concernant la copropriété
  • Assure que les copropriétaires sont tenus au courant de tout ce qui se passe dans la copropriété
  • Garantit une accessibilité optimale
  • Assure une communication claire et à temps des actions prises et l'état des affaires
  • Assure la fourniture de tous les documents possibles de la copropriété et cela selon une classification uniforme pour chaque copropriété (disponibles au bureau), mais aussi en ligne via un site internet
  • Fournit en général une communication transparente et correcte parce que c'est un élément essentiel d'une bonne gestion

 
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